Det er ikke ofte de ansatte benytter seg av retten til å velge en observatør i tillegg til medlem av styret der selskapet har flere enn 30 ansatte. Grunnen til dette er uviss, men det kan tenkes at dette har noe med usikkerheten i forhold til vedkommendes rolle i styremøtene å gjøre, både fra de ansattes side, men også fra styrets side.
Retten for de ansatte til å velge observatør til styret, er ment for å sikre en rimelig representasjon fra de ansatte i selskapsstyrer og er hjemlet både i lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), aksjeloven g samvirkelova. Den er videre ment for å sikre kontinuitet og opprettholde prinsippet om at én representant fra de ansatte i et styre bør unngås.[1]
Forskjellen på et ordinært styremedlem og en observatør, er at styremedlemmet har stemmerett mens observatøren kun har møte- og talerett.
I selskaper med flere enn 30 ansatte, kan derfor et flertall av de ansatte i selskaper kreve en observatør med varamedlem i tillegg til ett styremedlem med vara.[2] For selskap med flere enn 50 eller 200 ansatte utvides denne retten ytterligere, men slik at retten til to observatører inntrer når det er over 200 ansatte. [3]
I tillegg har Kystverket en rett til å møte som observatør med talerett i styrene i de utpekte havnene i Norge, dvs. Oslo Havn, Kristiansand Havn, Stavanger Havn, Bergen Havn og Tromsø Havn.[4]
Valg
Observatøren med varamedlem velges av og blant de ansatte ved samme valg og på samme måte som ansattevalgte styremedlemmer og varamedlemmer. Hvordan dette gjøres er detaljert regulert i forskrifter.[5]
Inhabilitet og taushetsplikt
Det er naturlig at observatøren omfattes av selskapslovgivningens inhabilitetsregler. Siden observatørene har tilgangen til de samme opplysningene som styremedlemmene, bør de også behandles likt som styremedlemmene i forhold til taushetsbelagte opplysninger de for kjennskap til gjennom sitt verv som observatør til et selskapsstyre.
Rolle i beslutningsprosessene
Om ikke annet er regulert i vedtektene eller selskapsavtalen er styret beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen.[6] Det vil ikke her være naturlig at observatørens tilstedeværelse likestilles med styremedlemmenes i dette tilfelle. Observatøren har gjennom tale- og forslagsretten en stor mulighet til å påvirke styrets avgjørelser, men gjennom et krav til observatørens tilstedeværelse, kan dette benyttes for å trenere styrevedtak, på tross av at observatøren ikke har stemmerett.
Aksjeloven har regler om at styret ikke kan treffe beslutninger uten at alle medlemmene av styret, så vidt mulig, er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.[7] Dette innebærer at alle styremedlemmene må innkalles til møter og få nødvendig informasjon for å treffe vedtak. Her må observatøren likestilles med styremedlemmene og regnes med når møtedatoer settes og sakspapirer sendes ut. Dette blant annet for at observatørens varamedlem skal kunne få anledning til å møte om observatøren selv er forhindret.
Ansvar
I forhold til det personlige ansvaret styremedlemmene har i henhold til selskapslovgivningen, vil rollen den enkelte observatør tar i styremøtene, være sentral. I utgangspunktet skal observatøren ha samme rett som styremedlemmene til å fremme forslag til styrevedtak, være med i drøftingene og til å argumentere for og mot i saker som er til behandling. De har altså full mulighet til å påvirke styrets avgjørelser. Men siden de ikke har formell status som styremedlem og ikke avgir stemme ved endelig avgjørelsen vil de ikke være omfattet av det samme ansvaret som de andre styremedlemmene, i og med at de ikke har vært med på å beslutte det som ev. gir grunnla for ansvar. Men i prinsippet kan observatøren holdes erstatningsansvarlig for skade som oppstår ved et tap som følge av at vedkommende ikke har benyttet seg av sin talerett, gjennom å unnlate å ta opp en sak eller unnlate å gi styret opplysninger som vedkommende har, og som er viktig for saken.
Observatørens rolle i vår virksomhet
Om de ansatte har valgt en observatør til styret, er det viktig å avklare vedkommende rolle. Skal vedkommende være likestilt med medlemmene av styret eller passer det bedre med en mer tilbaketrukket rolle? Skal observatørens synspunkter nedfelles i styreprotokollen? Skal vedkommende sitte rundt styrebordet, eller litt adskilt fra de andre styremedlemmene for å synligjøre forskjellen?
Det ligger under styreleder å initiere en slik avklaring. Når styret og observatørene har kommet til en løsning som passer for dem, bør dette nedfelles styreinstruksen.
Brukerrepresentanter
I flere havner organisert som kommunale foretak (KF) eller IKS har det vært tradisjon for å velge brukerrepresentanter. Spørsmålet her er hvorvidt disse er å betrakte som fullverdige medlemmer av styret, eller som observatører i styret.
Hverken kommuneloven eller havne- og farvannsloven har regler om brukerrepresentanter i styrer i KF eller IKS, så dette er noe som henger igjen fra før IKS-loven og kapittel 11 i kommuneloven om KF trådte i kraft i 2000. Brukerrepresentantene vil nå enten være fullverdige styremedlemmer, med de oppgavene og det ansvaret det innebærer, eller observatører til styret, med møte- og talerett, men uten stemmerett.
En klargjøring av rollen til brukerrepresentantene kan søkes i foretaksregisteret. Både KF og IKS registreres i foretaksregisteret og da med navn på styremedlemmer, varamedlemmer og observatører. Denne plikten har sammenheng med den selvstendige stillingen selskaper og KF har i forhold til kommunen gjennom styret og daglig leders myndighet til å binde kommunen/eierne utad. Brukerrepresentantene må her enten registreres som styremedlemmer eller observatører, da alternativet «brukerrepresentanter» ikke eksiterer.[8]
Det foreligger en forskningsrapport fra Høgskolen i Lillehammer om brukerrepresentasjon i kommunale styrer, råd og utvalg: «Brukerrepresentasjon i råd og utvalg på lokalt og regionalt nivå». Her betegnes brukerrepresentantenes rolle som «rådgivende medvirkning».[9] Ut fra denne tolkningen er det mye som taler for at brukerrepresentantene i et havnestyre ikke er ordinære styremedlemmer, men observatører med møte- og talerett, men ikke stemmerett.
[1] Se Ot.prp. nr. 24 (1987-1988).
[2] Se IKS-loven § 9, 8. ledd, SA-loven § 67 (1) og aksjeloven § 6-4 (1).
[3] Se IKS-loven § 9, 10. ledd, SA-loven § 67 (3) og asl. § 6-4 (3).
[4] Se havne- og farvannsloven § 46.
[5] Se representasjonsforskriften og forskrift til IKS-loven av 20.06.2014 nr. 852.
[6] IKS-loven § 12, 1. ledd og asl. § 6-24.
[7] Se asl. § 6-24 (2).
[8] www.brreg.no.
[9] Se rapportens side 68.