Ikke alle tjenester kommuner eller kommunalt eide selskaper kjøper er engangskjøp, men kanskje tjenester kommunen eller selskapet har behov for med jevne mellomrom. Hver enkelt leveranse behøver ikke være så kostbar, men om tjenesten kjøpes jevnlig over lang tid, kan dette være i strid med anskaffelsesregelverket. Hvordan beregnes terskelverdi i disse tilfellene, og må alle kontrakter være tidsavgrenset?
Pris
Hovedregelen er at det offentlige må ut på anbud når de skal kjøpe varer eller tjenester fra andre, dvs. utenfor kommunen eller selskapet som rettssubjekt, jf. forskrift om offentlig anskaffelse (FOA) § 1-2. For kjøp av tjenester over kr. 500.000,- gjelder reglene om at offentlig anbud.[1]
Ved tidsubegrensede tjenestekontrakter kan det bli spørsmål om hvordan kjøpet av tjenesten skal beregnes for å vurdere hvorvidt det er mulig å kjøpe direkte fra en leverandør.
Se her FOA § 2-3, 10 . ledd: «For tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48.»
Etter forskrift om offentlig anskaffelse må prisen for en tjeneste fra en leverandør altså ikke overstige kr. 500.000,- over 48 måneder.
Varighet
Hverken lov om offentlig anskaffelse eller forskrift om offentlige anskaffelser har generelle regler for hvor lang varighet en offentlig kontrakt kan ha. Det er kun gitt regler for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger.
Hvilken varighet som kan aksepteres, vil bero på en konkret vurdering av hva som er forretningsmessig hensiktsmessig i det enkelte tilfellet, dvs. hvor lang kontraktsperioden må være for å gi en optimal anskaffelse. Hvilken kontraktlengde som er akseptabel, vil derfor variere ut fra hvilken type tjeneste som skal leveres i det konkrete tilfellet.
De grunnleggende kravene til konkurranse og god forretningsskikk i lov om offentlige anskaffelser § 5 begrenser likevel hvor langvarige kontrakter som kan inngås, og det er derfor viktig å være oppmerksom på at meget langvarige kontrakter kan etablere et leverandørmonopol i strid med forutsetningene om at offentlige oppdrag skal være gjenstand for konkurranse. Ved anskaffelser av for eksempel helse- og sosialtjenester, vil brukerens eller pasientens behov ha stor betydning. Behov for stabilitet og kontinuitet taler her for at kontraktene kan være mer langvarig enn andre typer tjenestekontrakter, som for eksempel kjøp av revisjonstjenester.
Å unnlate å si opp en løpende, tidsubestemt kontrakt vil kunne være en ulovlig direkte anskaffelse. Regelverket setter ikke direkte forbud mot slike kontrakter, så offentlige oppdragsgivere har i utgangspunktet en vid mulighet til å benytte skjønn ved fastsettelsen av en kontrakts varighet.
Rammeavtaler
Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Dette fordi slike avtaler ofte er svært omfattende og medfører en stor risiko for å svekke konkurransen i det aktuelle markedet, dersom det går for lang tid mellom skifte av leverandør(er). Denne hovedregelen kan likevel fravikes i særlige tilfeller, men unntaket er ment å tolkes snevert. For å kunne benytte unntaket må oppdragsgivers behov være økonomisk motivert, og det må foreligge særegne omstendigheter som gjør det spesielt byrdefullt med kun 4 års varighet på kontrakten. Typiske forhold er driftsøkonomiske hensyn som at investeringer må nedskrives i kontraktsperioden og at en del av perioden vil gå med til utvikling. Særlige hensyn ved kjøp av helse- og sosialtjenester vil også kunne ha betydning ved vurderingen.
[1] Forenklingsutvalget (NOU 2014:04 «Enklere regler – bedre anskaffelser») foreslår ingen endringer her.